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Incorporación de la firma electrónica en SIGES

04/03/2020

 

 

 

San Salvador, 04 de marzo de 2020.

 

Anahí Morales es directora y unidocente del Centro Educativo Caserío El Refugio, Cantón Santa Bárbara, del departamento de Usulután. Ubicado a 133 kilómetros y equivalente a 2 horas y 48 minutos de la capital de San Salvador. Dicho centro educativo está conformado por una población estudiantil de 7 alumnos entre los niveles educativos de parvularia a quinto grado. 

 

Semanalmente, Anahí debe de recorrer más de 3 cuadras caminando desde su centro educativo a la carretera principal donde abordará el primer autobús con destino a la cabecera de Usulután en un trayecto de 5 kilómetros, para luego recorrer 2 kilómetros más en un microbús hacia su destino final, la Dirección Departamental de Educación en Usulután, lugar donde debe de realizar algunos trámites como entrega de estadísticas, firma de boleta de pago, llenado de solicitudes o simplemente entregar un documento que requiera firma autógrafa.

 

Ante esta situación, Anahí en algunas ocasiones debe de suspender clases y explicarle a los padres de familia que cerrará el centro escolar, aunque la mayoría de los trámites prefiere realizarlos en el transcurso de la tarde para no interrumpir la jornada de clases.

 

Por otra parte, Evelyn Alemán es encargada de Registro Académico del Instituto Nacional de San Luis (INSAL), ubicado en Soyapango, San Salvador, con una población estudiantil entre 4,500 a 5,000 alumnos por año de las modalidades regular y flexible.

 

El centro educativo hace una inversión indefinida de uso de papel, ya que utilizan grandes cantidades para imprimir entrega de notas, convocatorias a reuniones de padres de familia, constancias, entre otros tipos solicitudes y documentos que se deban de entregar a otras áreas del Ministerio de Educación.

 

¿Cómo la firma electrónica podrá cambiar estas situaciones?

 A partir de este año 2020, se incorporará la firma electrónica de documentos emitidos por el Sistema de Información para la Gestión Educativa Salvadoreña (SIGES). Esto implicará una simplificación significativa en los procesos, reducir tiempos de entrega de documentos y en el uso del papel, así como en la seguridad del sistema.

 

El Salvador incorporó la firma electrónica el 01 de octubre de 2015 a través del Decreto N°133 de la Ley Firma Electrónica. Dicha ley prevé dos tipos de firma electrónicas: firma electrónica simple y firma electrónica certificada.

 

El uso de la firma electrónica simple o certificada, dependerá según el tipo de documento que se deba firmar. Para el caso del SIGES, se incorporará inicialmente la firma electrónica simple. 

 

La ley de firma electrónica define la firma electrónica simple como: “Los datos en forma electrónica, consignados en un mensaje de datos o lógicamente asociados al mismo, que puedan ser utilizados para identificar al firmante en relación con el mensaje de datos, e indicar que el firmante aprueba la información recogida en el mensaje de datos”.

 

Según esta definición hay tres conceptos principales:

 

  • El mensaje de datos:  Esto puede ser, por ejemplo, el conjunto de todos los NIE de los estudiantes de una sección en un momento dado.
  • Firmante: Es la persona que posee los datos para generar la firma. En el caso del SIGES, la firma se realizará a través de certificados electrónicos.
  • Relación entre el firmante y el mensaje de datos: Esta es la firma propiamente dicha. La firma electrónica no es una captura de la imagen de la firma autógrafa (marca o signo, que una persona escribe de su propia mano en un documento , es un texto digital que relaciona ambos elementos).

 

La firma electrónica simple se incorporará para documentos de uso interno. Los documentos que requieran ser utilizados fuera del Ministerio de Educación se continuarán firmando con firma autógrafa. 

 

Sobre el certificado electrónico

La ley de firma electrónica establece que un certificado electrónico es un “documento proporcionado por un proveedor de servicios de certificación que otorga certeza a la firma electrónica, garantizando la asociación de la persona con dicha firma”.

 

Sobre los documentos electrónicos a firmar

Durante este año 2020, se informará la habilitación de documentos electrónicos que se podrán o deberán firmar electrónicamente. Algunos ejemplos son: la confirmación de matrícula (por parte del director o directora de la sede educativa), el acta de notas o calificaciones de períodos, notas institucionales y finales (por parte del docente a cargo), las solicitudes de licencia y sus aprobaciones, entre otros.

 

¿Cuál es la situación que se espera que ocurra? 

Con esta situación, Anahí Morales podrá firmar los documentos que tenga que entregar directamente en el SIGES, sin tener que imprimirlos y sin trasladarse a la Dirección Departamental de Educación en Usulután. Al momento de firmarlos, estos documentos quedarán disponibles para que puedan ser visualizados por el personal que corresponda y darle su tratamiento.

 

Evelyn Alemán también podrá firmar de manera electrónica documentos, lo que implicará que no será necesario imprimir documentos y solicitudes que le requieran, por lo tanto, no realizará el gasto y uso de grandes cantidades de papel y de esta forma aportarán a la protección del medioambiente.

 

El equipo de trabajo de SIGES comenzará a proveer información y guías sobre el uso de la firma electrónica. Además, se invita a los usuarios y público en general para que estén pendientes de toda la información relacionada a esta nueva herramienta.